POLICY PER LA SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITE
(c.d. WHISTLEBLOWING)

1. Definizioni

Ai fini della presente Policy, si considerano:

D.Lgs 24/23: Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionale”.
GDPR: Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) e successive modifiche ed integrazioni (anche indicato come “GDPR 2016/679”).
Codice Privacy: Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003, “Codice in materia di protezione dei dati personali” così come rinovellato dal D.lgs. 10 agosto 2018 n. 101.
La Società: IDEA Soc. Coop. Soc., con sede in Via Francesco Baracca, 14 – 31100 Treviso TV, soggetta all’applicazione del D.lgs. 24/23 ai sensi dell’art. 3 comma 2.
Segnalazione: qualsiasi segnalazione inerente condotte illecite rilevanti ai sensi dell’art. 1 del D.lgs. 24/2023 fondate su elementi precisi e concordati.
Soggetto Segnalante: il soggetto che segnala le succitate condotte illecite, rientrante nel perimetro di cui all’art. 3 comma 3 del D.lgs. 24/2023.
Soggetto Segnalato: il soggetto cui il Segnalante attribuisce la commissione dell’illecito oggetto di Segnalazione. Ufficio Competente: soggetti preposti e specificatamente formati per la gestione della Segnalazione.

2. Inquadramento normativo

• Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionale”;
• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) e successive modifiche ed integrazioni;
• D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, “Codice in materia di protezione dei dati personali”, rinovellato dal D.lgs. 10 agosto 2018 n. 101.

3. Scopo e campo di applicazione

La presente Policy disciplina le modalità interne di segnalazione di comportamenti illeciti all’interno dell’Società, ai sensi del D.lgs. 24/23.
A tal riguardo, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali ove presenti, la Società ha istituto canali idonei a garantire la ricezione, l’analisi e il trattamento di Segnalazioni relative a ipotesi di condotte illecite rilevanti ai sensi dell’art. 1 del D.lgs. 24/23, definendo le attività necessarie alla loro corretta gestione da parte dei Soggetti Designati.
Inoltre, la presente procedura è tesa a:

• garantire la riservatezza dei dati personali del Soggetto Segnalante e degli altri soggetti coinvolti nella segnalazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in male fede;
• tutelare adeguatamente il Soggetto Segnalante contro condotte ritorsive e/o, discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione;
• assicurare un canale interno specifico, indipendente e autonomo per la Segnalazione.

4. Chi può segnalare

A norma del Decreto Whistleblowing, sono legittimati a segnalare gli illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio rapporto di lavoro con la Società i seguenti soggetti:

• lavoratori subordinati;
• collaboratori;
• liberi professionisti e consulenti;
• gli eventuali volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
• i soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

5. Oggetto della segnalazione

Sono oggetto di Segnalazione le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società, delle quali il Segnalante sia venuto a conoscenza nel proprio rapporto lavorativo con la Società, quali:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’Allegato al Decreto Whistleblowing ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).

Sono escluse le Segnalazioni avente ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad interessi di carattere personale del Segnalante e/o riguardanti i propri rapporti individuali di lavoro o di impiego, anche in relazione ai propri colleghi e/o superiori gerarchici (es. conflitti interpersonali).

6. Contenuto minimo della segnalazione

La Segnalazione deve contenere almeno:

• Le generalità del Segnalante con indicazione della funzione svolta nell’ambito della Società;
• La chiara e completa descrizione del fatto;
• Le circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi i fatti;
• Ogni altra informazione nota che possa confermare la fondatezza dei dati segnalati.

In caso di Segnalazioni anonime, l’Ufficio Competente si riserva di valutare la presa in considerazione delle stesse sulla base della gravità dei fatti segnalati e in relazione al livello di determinatezza, dettaglio e precisione del contenuto della Segnalazione.

7. Condizioni per la segnalazione

Al momento della Segnalazione, il Segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.
La segnalazione deve ricadere nell’ambito oggettivo sopra indicato ed essere effettuata utilizzando i canali previsti.

8. Modalità di segnalazione

La segnalazione deve essere tempestivamente inoltrata al Responsabile Procedura Whistleblowing al quale è affidata la sua protocollazione in via riservata e la tenuta del relativo registro.
Per la presentazione della Segnalazione la Società ha attivato i seguenti canali:

a. Invio mediante canale postale tradizionale, all’indirizzo Via Solferino 21/S – 45100 ROVIGO (RO) per garantire la riservatezza del Segnalante è necessario che la Segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

• la prima con i dati identificativi del segnalante (Allegato 1 – Modulo 1) unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
• la seconda con la segnalazione (Allegato 1 – Modulo 2) ed eventuale altra documentazione a corredo della segnalazione.

Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile Procedura Whistleblowing di IDEA SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE” – Via Solferino 21/S – 45100 ROVIGO (RO)”.

b. Invio all’indirizzo di posta elettronica dedicato studioecasas@pec.it. Le segnalazioni non devono essere inviate da indirizzi di posta elettronica aziendali e devono essere trasmesse utilizzando i seguenti modelli: Allegato 1 – Modulo 1 con fotocopia del documento di riconoscimento e Allegato 1 – Modulo 2, con l’obbligo di proteggere adeguatamente i file con password; la password dovrà essere comunicata mediante canale differente (es. telefonicamente) all’Ufficio Competente.

c. Colloquio orale con l’Ufficio Competente, che in tal caso provvederà alla documentazione della Segnalazione mediante verbale da sottoporre obbligatoriamente al Segnalante per la verifica, l’eventuale rettifica e la conferma mediante sottoscrizione. Per richiedere un colloquio è possibile contattare l’Ufficio Competente ai seguenti recapiti Emiliani Dott. Ettore 0425 165986.

9. Ufficio competente a ricevere e a gestire la segnalazione

L’Ufficio Competente alla ricezione e alla gestione della Segnalazione è composto dai seguenti soggetti specificatamente designati:

• Studio ECA S.A.S. di Emiliani Dott., Gestore Esterno della Segnalazione, Via Solferino 21/S – 45100 ROVIGO (RO), 0425 165986, studioecasas@pec.it;

La Società invita il Segnalante a rivolgere la Segnalazione esclusivamente all’Ufficio Competente, a protezione della propria riservatezza ed al fine di agevolare il buon esito della gestione della Segnalazione stessa.
Qualora in violazione della presente Policy la Segnalazione sia presentata a un soggetto non competente a riceverla, il ricevente trasmetterà entro 7 giorni la Segnalazione all’Ufficio Competente dandone contestuale notizia al Segnalante.

10. Gestione della segnalazione

L’Ufficio Competente, alla ricezione della segnalazione:

• Rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
• Mantiene i contatti con il Segnalante e richiede, se necessario, integrazioni;
• Dà seguito alle Segnalazioni ricevute;
• Dà riscontro alla Segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla data di ricezione della Segnalazione.

La gestione della Segnalazione da parte dell’Ufficio Competente è improntata al rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.
L’Ufficio Competente valuta la presenza dei contenuti minimi della Segnalazione e, sulla base degli stessi, può richiedere integrazioni e provvedere alle opportune verifiche ed indagini interne al fine di raccogliere ulteriori informazioni per la verifica della fondatezza dei fatti segnalati.
I soggetti terzi (es. diverse funzioni aziendali) eventualmente coinvolti nell’attività istruttoria sono anch’essi chiamati al rigoroso rispetto degli obblighi di riservatezza.
L’Ufficio Competente è tenuto a documentare le varie fasi della gestione della segnalazione, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi.
Tutta la documentazione rilevante, compresa la Segnalazione stessa, è conservata in formato elettronico/cartaceo, per il tempo necessario alla gestione della stessa ed in ogni caso non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Qualora la segnalazione non risulti fondata o i fatti non possano essere provati con sufficienti evidenze, la Segnalazione è soggetta ad Archiviazione. Qualora la Segnalazione risulti fondata o i fatti possano essere provati con sufficienti evidenze, la fase di verifica si conclude con la stesura di un report ad opera dell’Ufficio Competente, per la formalizzazione dei contenuti della Segnalazione, fermo il rispetto della riservatezza del Segnalante, le attività di verifica svolte, le relative modalità e le osservazioni dedotte, riportando altresì le raccomandazioni circa le possibili azioni correttive da intraprendere in relazione ai rilievi formulati.
Tale documento è recapitato all’Alta Direzione, ai Soci, agli Organi Sociali e, se da caso, al Consiglio di Amministrazione.
Contestualmente, il Datore di Lavoro sarà informato per la valutazione di eventuali provvedimenti disciplinari da intraprendere.
Qualora l’Ufficio Competente abbia raccolto elementi tali da poter far emergere possibili condotte di reato, trasmette tempestivamente gli esiti delle attività di verifica alla competente Procura della Repubblica, dandone preventiva informazione al Soggetto Segnalante.

11. Ritiro della segnalazione

È possibile per il Segnalante ritirare la Segnalazione entro il termine di 15 giorni a decorrere dall’avviso del ricevimento, mediante apposita comunicazione da trasmettere attraverso il canale originariamente prescelto per l’inoltro della stessa. In tal caso l’Ufficio Competente potrà scegliere se proseguire o meno gli accertamenti eventualmente avviati, sulla base della gravità dei fatti segnalati e in relazione al livello di determinatezza, dettaglio e precisione del contenuto della Segnalazione, eliminando in ogni caso i dati che possano ricondurre all’identificazione del Segnalante.

12. Segnalazione esterna

Nell’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing, il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna mediante il canale attivato dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) nei seguenti casi:

• Non è stato previsto un canale interno o, se previsto, lo stesso non risulta conforme a quanto prescritto dal Decreto Whistleblowing;
• La sua Segnalazione non ha ricevuto seguito;
• Il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione, ove effettuata, non riceverebbe adeguato seguito o potrebbe determinare rischi di ritorsione;
• Il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

La piattaforma ANAC è raggiungibile al seguente link: https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni/#/
In alternativa, la segnalazione esterna può essere effettuata in forma orale o sistemi di messaggistica vocale, o, su richiesta del Segnalante, mediante incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Al ricevimento della segnalazione, l’ANAC è tenuto a:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
• comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

Per maggiori informazioni si invita a consultare la FAQ dell’ANAC: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

13. Divulgazione pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• Il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna, o ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna, e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

14. Tutela dei soggetti coinvolti nella segnalazione

I Segnalanti che abbiano inviato una Segnalazione nel rispetto delle condizioni di cui al p. 7, godono di particolari tutele ai sensi del Decreto Whistleblowing.
Si noti che tali tutele non sono garantite qualora sia accertata la responsabilità penale o civile del Segnalante per diffamazione o calunnia; tali casi comportano a carico del Segnalante una sanzione disciplinare.
Possono essere altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e/o nelle altre sedi competenti, le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di abuso dell’istituto.

14.1. Tutela della riservatezza

L’identità del Segnalante e qualsiasi altro elemento dalla quale la sua identità possa evincersi, anche indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso del Segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.
La Società s’impegna ad assicurare il massimo grado di riservatezza al Segnalante predisponendo canali di segnalazione adeguati, da utilizzarsi nel rispetto delle istruzioni descritte in questa Policy.
Tali istruzioni d’uso concorrono ad assicurare al Segnalante l’adeguata protezione delle informazioni che lo/la riguardano, necessaria ai sensi della normativa in materia di whistleblowing e protezione dei dati personali.
La documentazione relativa alla Segnalazione è conservata in formato elettronico adeguatamente protetta.
La documentazione in formato cartaceo è conservata in armadi chiusi a chiave, all’interno di locali aziendali accessibili ai soli autorizzati.
In ogni caso è fatto espresso divieto all’Ufficio Competente, nel contesto dello specifico atto di nomina, di divulgare qualunque informazione dalla quale possa desumersi l’identità del Segnalante.
I dati personali manifestamente non utili ai fini della Segnalazione non sono raccolti, o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
Nell’ambito del procedimento penale eventualmente derivante dalla Segnalazione, l’identità del Segnalante è coperta da segreto nei modi e limiti previsti dalla disciplina del segreto istruttorio (art. 329 c.p.p.).
Qualora, nell’ambito di un procedimento disciplinare la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione, e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione potrà essere utilizzata ai fini del procedimento solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
Al di fuori del caso citato, espressamente previsto dall’art. 12 comma 5 del Decreto Whistleblowing (contestazione fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, conoscenza dell’identità indispensabile per la difesa e consenso espresso del segnalante), il Segnalante nei confronti del quale sia stato avviato un procedimento non verrà a conoscenza del fatto che l’accertamento ha avuto origine da una segnalazione.
Tutti i soggetti legittimati a presentare una Segnalazione devono poter consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali (Allegato 2).

14.2 Divieto di ritorsione

Il Segnalante non può subire alcuna ritorsione. Costituiscono ritorsioni, a mero titolo d’esempio:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalente; il demansionamento;
• il trasferimento;
• la sospensione della formazione o restrizioni della stessa;
• le sanzioni disciplinari;
• le molestie, la discriminazione e l’ostracismo;
• la conclusione anticipata o l’annullamento di un contratto di fornitura di beni o servi;
• qualunque altra misura organizzativa o contrattuale aventi effetti negativi sulle condizioni di lavoro del Segnalante, in ragione della Segnalazione.

All’interno del sito web dell’ANAC è reso disponibile l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono misure di sostegno ai Segnalanti (informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuita in materia di protezione dalle ritorsioni).